Aanwezig: Antoine de Ceuster, Nita Breeuwer, Regina Op de Beek, Coretta de Bruin, Coby van Haasteren, Henk Top, Marc le Clercq, Rudi van Heezik, Christine Nuis, Chris Hartoog, Nelli Cooman v.a. 20.30 uur de heer Vd Bos, Mevrouw Van Heest (gemeente)
Afwezig met kennisgeving: Rudolf Jan Boom
1. Opening
De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom.
2. Vasstellen agenda
Er wordt een punt stand van zaken sollicitant toegevoegd.
3. Vaststellen verslag vorige vergadering
Punt 9: 16 maart moet zijn 19 maart.
Punt 8: “De adviesraad heeft besloten geen organisaties van buiten het eiland uit te nodigen”. Er wordt door de voorzitter gevraagd of de verwoording hiervan in de notulen akkoord is voor Henk. Henk geeft aan dat hij door voortschrijdend inzicht akkoord gaat met de bewoording zoals dit in de notulen staat. De notulen worden met inbegrip van de wijziging goedgekeurd.
Naar aanleiding van de notulen:
Marc merkt op dat bij punt 8 is besloten om geen organisaties van buiten het eiland uit te nodigen voor de bijeenkomst van 6 februari en vraagt waarom er dan toch organisaties zijn uitgenodigd? Tijdens de bijeenkomst in Utrecht en uit de aanbevelingen van het IJslandse model kwam naar voren dat het goed is om alle kinderen die op het eiland wonen te betrekken, ook degenen die elders op school zitten. Dit, met de wetenschap hoe Henk hierover denkt, heeft de werkgroep Jeugd doen besluiten om ook organisaties van buiten het eiland uit te nodigen. Inhoudelijk is de Adviesraad het hier mee eens, maar er wordt opgemerkt dat bij een volgende keer de juiste route gevolgd moet worden, wat inhoudt dat alle leden van de Adviesraad erbij betrokken moeten worden als een standpunt wijzigt.
Niet iedereen laat merken als hij/zij het ergens niet mee eens is. Je kunt er daarom niet altijd van uitgaan dat iedereen het ergens mee eens is of niet. Rudi merkt op dat als een besluit door de meerderheid in de Adviesraad is genomen, het niet wenselijk is dat achteraf individuele leden hier nog op aangesproken worden door degene die het niet eens was met het besluit.
Besluiten- en actielijst
20181129024 Sommige leden vinden de werkdruk hoog, anderen vinden het wel meevallen. Het dagelijks bestuur gaat dit bekijken en komt hier volgende keer op terug. Dit staat los van het rapport.
20181220031 Coby merkt op dat het nuttig is om een FB-pagina bij te houden. Het dagelijks bestuur komt volgende vergadering met een voorstel hiervoor.
20191024074 Bij dit punt komt de naam van Christine i.p.v. Regina
20191219078 Bij dit punt komt de naam van Chris i.p.v. Christine
20191219083 Dit komt in de vergadering terug, hangt samen met uitvoeringsagenda. Deze is net binnen. Komt in maart in concept op de agenda.
20200116084 Dit is gebeurd, het punt kan van de lijst af.
20200116085 Dit is gebeurd met dank aan Regina. Het punt kan van de lijst.
4. Mededelingen en ingekomen stukken
- Presentatie ‘Adviseren kun je leren’ Dit wordt bij punt 5 besproken.
- Uitnodiging thematafels Dit wordt bij punt 6 besproken.
- Handreiking: Adviesraden en de participatiesamenleving Dit wordt ter kennisgeving aangenomen. Marc merkt op dat hij berichten in de nieuwsbrieven en adviezen van de Koepel wel vaak open deuren vindt. Hier is in november een evaluatie over.
- Handreiking: Domeinoverstijgende problematiek Met name het schema is nuttig. Dit wordt ter kennisgeving aangenomen
- Nieuwsflits: Trainingen en bijeenkomsten Namens Coby aan iedereen het verzoek om het goed door te nemen, zodat het in de werkplannen meegenomen kan worden.
- Folder: Geweldloos verzet (Agathos) Dit wordt ter kennisgeving aangenomen.
- Toegevoegd: Uitvoeringsagenda van de gemeente: Het voorstel is dat elke werkgroep deze gaat bekijken en dat het verwerkt wordt in het werkplan 2020 wat volgende vergadering wordt besproken. De letter D komt niet in de uitvoeringsagenda terug. Dit wordt met mevrouw Van Heest besproken later in de vergadering. Opvallend is dat deze uitvoeringsagenda erg beknopt is ten opzichte van vorig jaar.
5. Verslag training: ‘Adviseren kun je leren’
Dit was een zeer interessante training en het advies van degenen die zijn geweest is dat iedereen deze training een keer bij zou moeten wonen. Wat steeds naar voren kwam is dat je alles vanuit het inwonersperspectief moet bekijken en afwegen. Voorgesteld wordt dat het geleerde in de praktijk gebracht wordt en als je merkt dat zaken anders kunnen, dat je het dan aangeeft. Het gaat eigenlijk altijd om de vraag of de informatie alleen bij de werkkamers wordt opgehaald of moet je als Adviesraad meer ‘de boer op’. Het is wel belangrijk geen schotten op te werpen tussen de drie wetten van het sociaal domein. Wellicht is het zinvol om de training incompany te laten geven voor de Adviesraad. Dit is het overwegen waard, maar dan moet er wel een duidelijke vraag geformuleerd worden.
De lijst met namen van leden van de werkkamers wordt uitgewisseld om alle gegevens zoveel mogelijk compleet te krijgen.
6. Uitnodiging thematafels – inventarisatie
De volgende leden gaan naar deze bijeenkomsten:
Christine – 11 maart en mogelijk 8 april
Regina – 15 april
Chris – 11 maart en 25 maart
Nita – 8 april Marc – 8 april
Coby – 25 maart
Nelli – geeft door aan Coby wanneer
Coretta – geeft door aan Coby wanneer
Henk – geeft door aan Coby wanneer
Antoine – geeft door aan Coby wanneer
Coby vraagt aan Ruud of en wanneer hij gaat.
7. Stand van zaken werkgroepen: verslag bijeenkomst werkkamer jeugd 6 februari jl. Inzake de bijeenkomst op 6 februari jl.
Inzake de bijeenkomst op 6 februari jl.: Er waren zo’n 16 deelnemers. Er is veel input opgehaald, de bijeenkomst was erg nuttig. Na de bijeenkomst heeft de werkgroep Jeugd een gesprek gehad met mevrouw Schild van de gemeente. Dit was een vruchtbaar gesprek. Mevrouw Schild zag diverse kapstokken om zaken aan op te hangen. De vraag vanuit de gemeente is om zaken specifiek te benoemen en aan te geven welke organisaties aanwezig waren. Ook is gevraagd of de gemeente de werkkamer kan gebruiken voor een klankbordgroep met betrekking tot specifieke thema’s. De werkgroep Jeugd is begonnen met het schrijven van het advies en het verzoek is om hier zo min mogelijk aanpassingen aan te doen. Het dagelijks bestuur kijkt er echter wel naar omdat de handtekening van voorzitter en secretaris onder het stuk staan. Als je het als werkgroep niet eens bent met aanpassingen door het dagelijks bestuur, kun je dat altijd aangeven. Het advies bestaat uit één pagina met een algemeen advies en een bijlage met concrete voorbeelden. De leden van de Adviesraad geven Rudi complimenten voor zijn rol als gespreksleider. Het advies zal breder zijn dan vitaal Schouwen-Duiveland. Dit is ook afgestemd met mevrouw Schild.
Coby deelt mee dat op 21 april er een bijeenkomst gepland staat voor de werkkamers Wmo en Jeugd. Dit naar aanleiding van de presentatie inzake Opvang en wonen met zorg van mevrouw Boerwinkel tijdens de vergadering van 19 december jl. Deze avond is afgestemd dat het onderzoeksbureau het rapport zou komen presenteren tijdens een bijeenkomst van de werkkamers Jeugd en Wmo. Mevrouw Boerwinkel wil hiermee input verzamelen voor de beleidsontwikkeling voor Opvang en wonen met zorg. Coby stuurt begin maart een vooraankondiging. De avond wordt door de Adviesraad georganiseerd, het is niet zo dat namen gedeeld worden met de gemeente.
Het advies Sociale kaart is 18 februari door B&W besproken en dat was positief. De brief hierover volgt. Het advies Loonregeling tewerkgestelden wordt op 10 maart door B&W besproken.
8. Afscheid Rudi
De Adviesraad neemt afscheid van Rudi met mooie woorden en een presentje. Antoine merkt op dat Rudi zijn sporen zeker heeft verdiend. Hij trok veel initiatieven naar zich toe. Hierbij was hij kordaat in zijn aanpak, hij werkte gestructureerd en was altijd goed voorbereid. Hij zal zeker gemist worden als lid van de Adviesraad.
Rudi geeft aan het jammer vinden te moeten stoppen, maar het is niet meer te combineren met zijn werk.
9. Rondvraag en w.v.t.t.k.
Nelli deelt mee dat haar evenwichtsorgaan gekneusd is en dat dit niet meer goedkomt. Hierdoor zal ze waarschijnlijk regelmatig niet aanwezig kunnen zijn. Ze kan ook nog geen autorijden.
10. Bespreking adviezen BMC rapport
De heer Van den Bos (nader te noemen: de wethouder) en mevrouw Van Heest worden welkom geheten. Het rapport van BMC wordt per punt waar vragen of opmerkingen over zijn besproken. Daarnaast is er vanuit de Adviesraad nog een vraag over de uitvoeringsagenda.
2.4 Tijdsbesteding in relatie tot de vergoeding van de leden
De vergoeding die de leden van de Adviesraad krijgen is nu een onbelaste vrijwilligersvergoeding en geen vergoeding meer op basis van presentiegeld van commissieleden. De leden van de Adviesraad vragen of het mogelijk is om de leden een hogere vergoeding toe te kennen binnen de ruimte van de vrijwilligersvergoeding. Als motivatie hiervoor wordt aangegeven dat de leden meer uren kwijt zijn dan aan de voorkant is ingeschat. Daarnaast gaat het om waardering. De leden besteden veel tijd aan de Adviesraad, de betrokkenheid is hoog. De wethouder gaat dit verzoek in overweging nemen, maar merkt op dat het niet het ideale moment is vanwege de bezuinigingsopgave die er ligt.
2.6 samenwerking met gemeente: gaat over wanneer heb je contact.
Er is tot nu toe nauwelijks contact met de wethouder. Afgesproken wordt dat er twee keer per jaar een overleg wordt ingepland tussen de wethouder en het dagelijks bestuur van de Adviesraad.
Aanbevelingen
3.2 Rol en positionering van de Adviesraad
Zet nog meer in op zo vroeg mogelijk betrokken worden. Hier staat eigenlijk: je kan ook informeel eerder met de werkkamer gaan praten, niet met stukken die nog vertrouwelijk zijn, maar wel over het onderwerp praten. De leden van de Adviesraad vinden het lastig om zonder stukken een werkkamer bij elkaar te roepen. Dit is ook door het dagelijks bestuur met BMC besproken. Besproken is dat als een ambtenaar aan de slag gaat met het maken van beleid, hij of zij bij Coby kan aangeven als er behoefte is om te sparren (een informele adviesaanvraag). Binnen de Adviesraad wordt dan gekeken bij wie de interesse voor het onderwerp ligt en wie er tijd heeft. Dit lid (deze leden) gaat(n) op persoonlijke titel het gesprek met de ambtenaar aan en kunnen een informeel advies geven. Daarna volgt het formele traject, waarbij het stuk van de ambtenaar naar het College van B & W gaat en vervolgens bij de Adviesraad wordt voorgelegd. De Adviesraad kan dan onafhankelijk advies geven, waarbij het in theorie zo kan zijn dat het een ander advies is dan het informele advies. De praktijk gaat leren hoe het gaat werken. Deze manier werkt sneller dan de huidige situatie waarbij een stuk binnen de hele Adviesraad besproken wordt. Het informele moet echter niet te vrijblijvend zijn, de leden van de Adviesraad zijn geen ambtenaren. Een gesprek moet functioneel en serieus zijn. De wethouder merkt op dat de leden steeds de meerwaarde van de Adviesraad moeten blijven benoemen. Geef bijvoorbeeld ook in een advies aan dat er al vooroverleg is geweest.
3.3 Samenwerking met de gemeente
Bij punt 3.2 is al besproken dat er een versnelde route gehanteerd gaat worden bij een informele adviesaanvraag. Als er bij een informele vraag geen vertrouwelijke stukken zijn, kan het altijd via de werkkamers.
3.4 Representativiteit van de Adviesraad
Dit is een advies van BMC om te zoeken naar andere laagdrempelige en toegankelijke manieren om de meeste inwoners te benaderen. In principe zijn alle geledingen van de inwoners vertegenwoordigd in de werkkamer. De wethouder las dit meer als een voorstel om bijvoorbeeld op verschillende locaties op het eiland te gaan vergaderen. Dit is echter een periode gedaan, maar dit zorgde niet voor meer aanwezigen. De werkkamers bijeenroepen is een prima manier om de samenleving te betrekken. Als je benaderd wordt zijn het individuele kwesties en dan wordt het meer belangenbehartiging en dat is niet de bedoeling. De leden van de werkkamers zijn op uitnodiging welkom bij een bijeenkomst. Het zijn geen open avonden.
3.5.1 De beleidsregels volgen én beïnvloeden – werkkamer
Het advies is om ieder halfjaar een werkkamer bijeen te roepen. Dit Is prima, maar er moet wel duidelijk iets te bespreken zijn. Niet elk onderwerp leent zich hiervoor. Het moet niet georganiseerd worden om het organiseren.
3.5.2 De beleidsregels volgen én beïnvloeden – werkagenda
De leden van de Adviesraad zijn hier mee bezig. Dit is afhankelijk van de uitvoeringsagenda van de gemeente. Volgende vergadering worden de werkplannen besproken.
3.6 Helderheid over werkprocessen en verwachtingen
Dit is deels een interne aangelegenheid bij de gemeente. De wethouder dacht dat dit ging om gesprekken tussen beleidsambtenaren en de Adviesraad, maar het lijkt voornamelijk om gesprekken te gaan tussen beleidsambtenaren. Deze gesprekken hebben plaatsgevonden en daar zijn een aantal punten uitgekomen die raken met de Adviesraad zoals bijvoorbeeld het traject rondom een informele adviesaanvraag. Maar er speelde ook interne zaken. Zo was de rol van de ambtelijk ondersteuner niet bij alle ambtenaren duidelijk. Er zijn nu werkafspraken gemaakt die op papier komen en bij de werkinstructie worden gevoegd. Daarin zijn ook wensen over het informele circuit meegenomen Punt 3 uit deze aanbeveling “Het bevorderen van maatschappelijke discussies …..” Mevrouw Van Heest heeft navraag gedaan wat hiermee bedoeld wordt. Het werken met werkkamers en het voeren van een maatschappelijk debat is hetzelfde. Er staat in het advies om de verordening aan te passen, maar als de Adviesraad dat niet nodig vindt voor hetgeen ze nu al doet kan dat gelijk meegenomen worden. Het moet geformuleerd worden zoals het bedoeld is, met de juiste strekking of het moet verwijderd worden.
Andere op- of aanmerkingen naar aanleiding van het rapport:
Rudi vraagt of de gemeente de wens heeft om voor elk onderwerp een gevraagd of ongevraagd advies te krijgen. Eigenlijk is de werklast te hoog voor de tijd die de leden van de Adviesraad hebben. Er zijn nu veel gevraagde adviezen, waardoor het geven van ongevraagd advies er bij inschiet. De Adviesraad wil ongevraagd advies geven over punten die niet op de uitvoeringsagenda van de gemeente staan, maar die inwoners wel belangrijk vinden. De wethouder wil altijd het cliëntperspectief in de afwegingen mee kunnen nemen en hier niet te veel concessies aan doen. Uiteraard moet het wel binnen de mogelijkheden vallen voor de leden van de Adviesraad. De wethouder geeft aan dat de keuze aan de Adviesraad zelf is. Het is vanuit de gemeente een verplichting om de Adviesraad te betrekken bij ontwikkelingen die nodig zijn, waarop de Adviesraad zelf een afweging kan maken. Elke beleidsontwikkeling die uiteindelijk zal leiden tot een adviesaanvraag door het College van B & W, moet langs de Adviesraad. De Adviesraad wil daar in een zo vroeg mogelijk stadium bij betrokken worden.
De aanpassing van de verordening moet worden vastgesteld door de raad. Besloten wordt om dit gelijk te doen met de evaluatie die volgend jaar plaatsvindt. Ook de aanpassing met betrekking tot het rooster van aftreden wordt aangepast na de evaluatie. Het is formeel een punt, maar het wordt pas echtteen punt als er bezwaar komt. Besloten wordt om als er bezwaar komt, dit praktisch op te lossen en een rooster te maken wat aangepast wordt na de evaluatie.
11. Sollicitatie
Er zijn drie reacties op de vacatures en eigenlijk is er niemand geschikt voor de werkgroep Jeugd. Het zijn vooral mensen die hebben gereageerd op de algemene vacature.
12. Afsluiting
De voorzitter bedankt iedereen voor de inbreng en sluit de vergadering om 21.55 uur.